Программой для электронных вычислительных машин (далее - ЭВМ) является представленная в объективной форме совокупность данных и команд, предназначенных для функционирования ЭВМ и других компьютерных устройств в целях получения определенного результата, включая подготовительные материалы, полученные в ходе разработки программы для ЭВМ, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения (ст. 1261 ГК РФ).

Программы для ЭВМ отнесены законом к объектам интеллектуальной собственности - результатам интеллектуальной деятельности (ст. 1225 ГК РФ), являются объектами авторских прав и охраняются как литературные произведения (п. 1 ст. 1259, ст. 1261 ГК РФ). На объекты интеллектуальной собственности признаются интеллектуальные права, которые включают исключительное право, являющееся имущественным правом, а в случаях, предусмотренных ГК РФ, также личные неимущественные и иные права (ст. 1226 ГК РФ).

Для целей налогового учета исключительное право на программное обеспечение (базу данных), используемое в течение длительного времени (свыше 12 месяцев), признается НМА (пп. 2 п. 3 ст. 257 НК РФ).

Для признания нематериального актива необходимо, чтобы программа могла приносить экономические выгоды (доход). А также нужны документы, подтверждающие существование программы и (или) исключительного права на нее (патенты, свидетельства и т.д.).

Нематериальный актив амортизируют и в целях налогового учета. Срок полезного использования программы определяют в соответствии с п. 2 ст. 258 НК РФ: исходя из срока действия патента (свидетельства и т. п.) или времени использования, установленного договором. По нематериальным активам, по которым невозможно определить срок полезного использования, нормы амортизации устанавливают в расчете на десять лет (но не более срока деятельности организации).

Норму амортизационных отчислений при линейном методе определяют согласно п. 4 ст. 259 НК РФ. Амортизацию включают в расходы ежемесячно (п. 3 ст. 272 НК РФ).

При применении общего режима налогообложения расходы на приобретение исключительных прав на компьютерные программы стоимостью более 100 000 руб. списываются через механизм начисления амортизации в соответствии с подп. 2 п. 3 ст. 257, подп. 26 п. 1 ст. 264 и п. 1 ст. 256 НК РФ. В соответствии с п. 4 ст. 259 НК РФ начисление амортизации производится, начиная со следующего месяца после ввода компьютерной программы в эксплуатацию, и продолжается до полного погашения стоимости либо выбытия актива.

В отношении определения срока полезного использования по исключительным правам на компьютерные программы, относящиеся к амортизируемому имуществу, применяются положения ст. 258 НК РФ. Организация имеет право ориентироваться на указанные в договоре ограничения срока действия исключительного права на программный продукт, либо установить срок полезного использования объекта нематериальных активов для целей налогообложения самостоятельно, но не менее двух лет, что следует из положений абз. 2 п. 2 ст. 258 НК РФ и подтверждается выводами, содержащимися в Письме ФНС России от 25.02.2011 N КЕ-4-3/3006. Во избежание возникновения временных разниц, срок полезного использования исключительного права на компьютерную программу в бухгалтерском учете целесообразно установить равным аналогичному сроку в налоговом учете.

Если стоимость приобретенного исключительного права на программный продукт не превышает 100 000 руб., то для целей налогообложения прибыли произведенные затраты учитываются равномерно в течение срока полезного использования в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в соответствии с подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ и п. 1 ст. 272 НК РФ.

В силу пункта 1 статьи 9 «Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

На основании пункта 3 статьи 9 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта. 

Таким образом, если организация имеет исключительное право на программу для ЭВМ, и срок ее использования свыше 12 месяцев, учитывать ее следует в составе нематериального актива. Постановка на баланс может увеличить величину чистых активов Общества, что будет благоприятно сказываться на финансовых показателях.