Что делать, если в вашу строительную организацию поступила досудебная претензия? Рекомендации арбитражного адвоката

При поступлении в организацию (строительную копанию) досудебной претензии по договору подряда о возврате денежных средств или из-за некачественно выполненных работ обычно возникают вопросы: как ответить на такую претензию и как правильно повести себя в этом случае? Ответы рассмотрим ниже вместе с арбитражным адвокатом по договорам подряда.

Порядок ответа на претензию должен быть обусловлен защитой ваших интересов. Ответ на досудебную претензию должен сочетать в себе как юридическую оставляющую, так и верный порядок рассмотрения (стратегию урегулирования) претензии. Т.е. применять закон надо с умом и опытом.

Разберем тактические приемы, которые позволят вам в перспективе выиграть суд по нарушению договору подряда, даже если сейчас о нем речи не идет. Любой отказ, возражение на претензию нужно готовить с прицелом на возможный суд.

С юридической составляющей все понятно: есть положения заключенного договора строительного подряда, которые могут регламентировать порядок и сроки рассмотрения претензий, есть положения действующего законодательства.

Тактические приемы важно применять своевременно и с поправкой на конкретные обстоятельства и условия правоотношений, поэтому указанные ниже рекомендации носят общий характер, однако их возможно адаптировать к конкретной проблеме.

Итак, приступим:

1.     Не каждая претензия является досудебной!

Ознакомившись с текстом претензии, нужно ответить для себя на вопрос: «Является ли эта претензия именно досудебной?». Как это определить? В тексте претензии должно быть прямое упоминание готовности обратиться в суд за защитой интересов или может быть указана соответствующая процессуальная норма права. Многое зависит от текста претензии, однако если прямого упоминания о суде нет, тогда у вас есть больше времени на урегулирование претензии, т.к. Клиент должен будет еще отдельно направить именно досудебную претензию. 

2.     Срок ответа на досудебную претензию

Если Ваша претензия является именно досудебной, то срок на ее рассмотрение составляет 30 дней. Тогда Ваш контрагент (заказчик) по договору подряда может независимо от истечения срока на ответ, направить иск в суд, например, за неделю до истечения установленного срока. 

Такая тактика вашего оппонента (Клиента) основана на двух составляющих:

• Во-первых, в иске будет указано что Ответчик (Вы) ответил отказом на досудебную претензию (даже если это не так) и пока иск будет передан на рассмотрение судье, может пройти как раз эта неделя, поэтому суд примет иск к производству уже после истечения срока на досудебное урегулирование;

• Во-вторых, потенциальный Истец, т.е. Ваш Клиент, как правило стремится максимально «актуализировать» вопрос и поднять градус напряженности ускоренным выходом в суд. Ни что так не актуализирует любой вопрос, как выход в суд с возможными штрафными санкциями. 
  

3.     Проверьте свою почту!

Претензия может быть направлена по электронной почте, заказным письмом, курьерской доставкой. Не все контролируют получение почты по всем своим адресам. Если вам поступила досудебная претензия только по электронной почте, то не исключено, что этого хватит, чтобы в суде признать надлежащим соблюдение досудебного порядка урегулирования спора. Подробнее указано в этой статье

4.     Отсутствуют приложения.

Нужно обратить внимание на состав приложений к претензии, если они указаны в тексте претензии.

Во-первых, Ваш Клиент может не прилагать к претензии документы, которые и так должны находиться в вашем распоряжении. Во-вторых, Ваш Клиент может умышленно не прилагать все приложения, т.к. не хочет предоставлять вам возможность изучить все детали вменяемых обстоятельств. Обычно так поступают тогда, когда намерены максимально быстро выйти в суд с иском, а соблюдение досудебного порядка - лишь пустая формальность.

Если в тексте претензии оппонент ссылается на приложения, которых в вашем распоряжении нет и к претензии они не приложены, то это повод указать в ответе, что претензия является не мотивированной, т.к. отсутствуют соответствующие приложения. Например, могут отсутствовать подробные расчеты неустойки, которые как правило прилагаются к претензиям отдельно, чтобы не перегружать текст документа.

Этот акт, во-первых, станет поводом для разбирательств внутри самой Почты (т.к. при отправлении письма оператор проверяет его содержимое и сверяет с описью), а во-вторых, данный акт вы можете использовать в суде в качестве доказательств недобросовестности вашего контрагента и признания досудебного порядка урегулирования спора не соблюденным со всеми вытекающими последствиями. 

5.     Проверьте наличие подписанных с двух сторон оригиналов

Анализируя текст претензии, необходимо ответить для себя на вопрос: имеются ли в Вашем распоряжении в подписанном виде оригиналы первичной документации (договоры, акты накладные и т.д.), которая регламентирует правоотношения из претензии (или смежные с ними), а также правоотношения с этим же контрагентом но по другим важным проектам/договорам. Это очень важный момент, т.к. может оказаться, что в процессе урегулирования претензии Ваш Клиент перестанет возвращать Вам ваши экземпляры первичной документации, как по текущему, так и по иным проектам/договорам. Задача Вашего Клиента - добиться удовлетворения своих требований в претензии, даже таким способом. Поэтому если в Вашем распоряжении отсутствует важная первичная документация по данному контрагенту (ранее ему направленная), и вы чувствуете, что можете ее получить только в обмен на удовлетворение претензии, то я, как арбитражный адвокат, предлагаю рассмотреть следующий план действий:

• Если из-за претензии в отношениях с вашим Клиентом еще нет напряжения, то нужно предпринять все меры для получения возвратных экземпляров первичной документации. Обратите внимание, что они могут быть подписаны по доверенности, в этом случае нужно получить доверенность. Получать оригиналы нужно по акту приема-передачи, а копии лучше получить по электронной почте с адреса почты Клиента, указанном в вашем договоре.

• Если вопрос с урегулированием претензии начинает накаляться, а возвратные экземпляры первичной документации не получены, то лучше всего проверить - соответствует ли законодательству и договору способ первоначального направления данных документов Клиенту (правильно ли заполнены описи и т.д.). И если нет, то немедленно продублировать направление данной документации подтверждаемым образом, чтобы, например, впоследствии провести приемку работ в одностороннем порядке, ссылаясь на немотивированное уклонение вашего Клиента от приемки (об этом его, конечно, впоследствии надо уведомить).
  

6.     Проведение совместного осмотра: имеется ли доступ на объект

Любая претензия имеет в своей основе определенные обстоятельства и предмет. Т.е. если речь идет о некачественно выполненных строительных работах, то это соответствующий участок работ на объекте, например, вентиляционная система здания.

Предъявляя претензию, Клиент часто начинает препятствовать проведению совместного осмотра предмета этой претензии, ссылаясь на любые возможные и невозможные обстоятельства, включая режимное положение объекта. Если результат работ уже находится в распоряжении третьего лица (конечного заказчика/эксплуатанта), то Ваш Клиент может ссылаться на то, что конечный заказчик уже провел «независимую» экспертизу и результат ее доказывает Вашу вину, а повторный осмотр проводить в этой связи не будет/не может. 

В этой связи необходимо обратить внимание на следующее:

• Необходимо контролировать свою почту на предмет появления вызовов для проведения совместного осмотра предмета претензии. Такой вызов, скорее всего, если и поступит, то поступит до предъявления претензии.

• Если ваш Клиент не препятствует проведению осмотра, то ДО того, как отказать Клиенту в удовлетворении его претензии (даже если вы уже готовы это сделать), лучше такой совместный осмотр провести с привлечением по Вашей инициативе профильного экспертного учреждения. Цель такого осмотра - зафиксировать текущее состояние предмета претензий, т.к. к судебной экспертизе его могут «доломать» окончательно, тогда устранить недостатки будет в принципе невозможно, а речь пойдет о полном возврате предоплаты, если она была, и об устранении убытков с этим связанных.

• Если же Ваш Клиент после предъявления претензии прямо или косвенно препятствует проведению такого осмотра, то надо выполнить 3 мероприятия:

1. Зафиксировать факт такого препятствия, например, после предварительного уведомления Клиента прибыть на место осмотра с экспертом, составить акт о недопуске, направить один из экземпляров такого акта Клиенту, а впоследствии использовать данные уведомления и акт в суде.

2. Необходимо запросить у Вашего Клиента детальный акт осмотра (который мог быть составлен без Вашего участия – и это хорошо!), заключение самостоятельно проведенной Клиентом экспертизы (которое надо отдать на рецензию другому экспертному учреждению).
3. Необходимо запросить у Вашего Клиента документацию по обслуживанию переданного результата работ, т.е. если вы смонтировали инженерные сети, то их нужно обслуживать, при этом с соблюдением определенной технологии и качественных расходных материалов.
   

• В любом случае, независимо от воспрепятствования Клиентом проведению осмотра, я, как арбитражный адвокат, рекомендую рассмотреть вопрос о направлении в адрес Клиента предостережение о недопустимости совершения тех или иных действий в отношении предмета претензии:

1. Если в претензии по договору поставки речь идет о недостатках в работе технически сложного устройства (например, станок, двигатель, лифт, техника и т.д.), то запретить или ограничить его эксплуатацию;

2. Если в претензии по договору подряда речь идет о выполнении работ по устройству инженерных сетей, то я бы ограничил нагрузку на них или вовсе запретил бы их работу;
   
3. Если в претензии речь идет о выполнении строительных работ по устройству фасада здания, то я бы потребовал установить защитную зону вдоль такого фасада и т.п.
   

Такие меры могут предотвратить возможный вред жизни и здоровью людей, имуществу, а также минимизировать убытки. Однако есть и другая сторона, например, в случае применения вышеуказанных предостережений у Вашего Клиента тоже могут возникнуть убытки от приостановки деятельности, поэтому такой мерой необходимо пользоваться, сперва взвесив все риски и обсудив их с арбитражным адвокатом.

7.     Определите круг лиц, которые могут иметь доступ к результату работ

Необходимо определить круг лиц, которые имели доступ к предмету претензии, т.к. они - потенциальные третьи лица и соответчики в суде. После передачи результата работ вашему Клиенту предмет претензии нужно надлежащим образом эксплуатировать, обслуживать - в соответствии с сопроводительной документацией или установленными нормативами. При этом необходимо учитывать принцип совместимости.

Нужно определить весь круг лиц, который в той или иной форме имел доступ к предмету претензии после его передачи от Вас Вашему Клиенту. Их можно рассматривать как потенциальных виновников или сопричастных к возникновению недостатков, послуживших поводом для предъявления Вам претензии. Определив круг таких лиц, необходимо определить их роль и степень участия, осведомленности. При этом важно установить - предупреждали ли Вы своего Клиента (в том числе в форме передачи технической документации) о правилах эксплуатации/обслуживания/ограничениях по использованию и совместимости. 

Указанные выше пункты являются примерами тактических действий, маневров. Их перечень может меняться и дополняться в зависимости от обстоятельств и состава правоотношений. Это важно понимать, т.к. универсальных рецептов нет. 

Выполнив вышеуказанные рекомендации, можно прогнозировать причины возникновения недостатков, обоснованно выстраивать причинно-следственные связи и делать вывод о виновности тех или иных субъектов во вменяемых претензией недостатках. 

Если Вы будете относиться к любой поступившей Вам претензии как предстоящему суду, то вероятность того, что претензия будет урегулирована без суда, существенно повышается. К сожалению, консультироваться у адвокатов, привлекать экспертов, т.е. серьезно относиться к проблеме, начинают уже тогда, когда подан судебный иск, и сам факт судебного разбирательства неотвратим. Такой подход означает, что досудебное урегулирование спора вы уже проиграли, а с таким подходом к делу можно проиграть и суд. 

Важно своевременно дать возможность взглянуть на проблему техническим экспертам и адвокату - именно это верный путь к защите Ваших интересов в суде.